Ведення бази контактів: можливості, особливості та поради з організації

Ведення бази контактів потрібне, щоб успішно вести бізнес. Як би це не виглядало банальним, але майже неможливо організувати базу даних таким чином, щоб почати управляти контактами, якщо ви взагалі НЕ усвідомлюєте важливість ведення бази.

Найбільший ваш скарб — це ваші дані. Але одне лиш усвідомлення цієї важливості майже нічого не варто без системного підходу. Системний підхід у веденні бази даних про клієнтів, партнерів, постачальників та інших контактних осіб стає незамінним інструментом для будь-якої компанії й це зрештою, ніяк не залежить від її розміру та сфери діяльності.

“Важливо не те, скільки людей ти знаєш, а те, скільки людей знають тебе”

Джим Рон

  • Зробіть себе помітним для людей, з якими ви хочете встановити зв’язок.
  • Будьте активним у своїй мережі та діліться своїми знаннями та досвідом.
  • Чим більше людей знають вас, тим більше у вас шансів на успіх.

Можливості CRM-системи з ведення бази контактів

Ми пропонуємо готову до роботи CRM-систему з широким спектром можливостей, щоб ви в стислі строки змогли організувати базу даних й почати ефективно управляти контактами:

  • Створення груп контактів: розподіл контактів за категоріями (наприклад, клієнти, ліди, партнери, постачальники) для кращої організації та сегментації.
  • Фільтрація: пошук та вибірка потрібних контактів за заданими критеріями (наприклад, ім’я, компанія, телефон, теги).
  • Конструктор карток контактів: налаштування інтерфейсу карток контактів з урахуванням потреб вашого бізнесу.
  • Додаткові поля: створення нових полів для зберігання додаткової інформації про контактні особи.
  • Пошук: налаштування пошуку контактів за заданими полями.
  • Типи контактів: створення карток для юридичних та фізичних осіб, а також можливість додавання нових типів (наприклад, фрилансери, державні органи).
  • Теги: маркування контактів тегами для кращої категоризації та пошуку.
  • Режими роботи: налаштування режимів роботи для співробітників (наприклад, онлайн, офлайн, відпустка).
  • Налаштування: широкі можливості для налаштування карток, бази даних та інтерфейсу для оптимальної роботи.

“Люди забувають, але те, що ви їм сказали, і те, як ви змусили їх себе почувати, вони запам’ятають назавжди”

Мая Анжелу

  • Важливо не лише збирати контакти, але й будувати з ними міцні стосунки.
  • CRM-система може допомогти вам запам’ятати важливі деталі про ваших контактів, їхні інтереси та потреби.
  • Це допоможе вам налагодити з ними особистий зв’язок, що може призвести до нових можливостей для вашого бізнесу.

Переваги ведення організованої бази контактів:

  • Економія часу: швидкий доступ до необхідної інформації про контактні особи.
  • Підвищення ефективності продажів: краще розуміння потреб клієнтів та більш адресні пропозиції.
  • Покращення комунікації: централізоване зберігання інформації про всі канали зв’язку з контактами.
  • Підвищення лояльності клієнтів: персоналізований підхід до обслуговування клієнтів.
  • Аналітика: отримання даних про взаємодію з контактами для прийняття кращих бізнес-рішень.

Поради з організації бази контактів:

  • Визначте свої цілі: чітко сформулюйте, для чого вам потрібна база контактів.
  • Виберіть відповідну CRM-систему: враховуйте ваші потреби, бюджет та можливості.
  • Створіть структуру бази даних: визначте групи контактів, поля та теги.
  • Заповнюйте дані чітко та лаконічно: використовуйте стандартизовані формати для зберігання інформації.
  • Регулярно оновлюйте інформацію: стежте за актуальністю даних про контактні особи.
  • Налаштуйте доступ до бази даних: визначте, хто з користувачів матиме доступ до інформації.
  • Використовуйте аналітику: отримуйте дані про взаємодію з контактами для прийняття кращих бізнес-рішень.

База даних  — це актив, який з часом зростає в ціні”

Ден Кеннеді

Окремі теми для розгляду при впровадженні CRM ERP BPM системи:

  • Вибір та впровадження CRM-системи: процес вибору, налаштування та адаптації CRM-системи до потреб вашого бізнесу.
  • Інтеграція з іншими системами: підключення CRM-системи до інших систем, таких як бухгалтерська система, сайт або система управління проєктами.
  • Навчання та підтримка користувачів: навчання персоналу роботі з CRM-системою та надання технічної підтримки.
  • Аналітика та звітність: використання даних CRM-системи для отримання аналітики та генерації звітів.

Ось лише декілька тем, які можуть бути корисними для підприємців під час впровадження CRM ERP BPM системи:

Автоматизація бізнес-процесів завдяки веденню бази контактів:

  • Ідентифікація та оптимізація бізнес-процесів: визначення ключових процесів вашого бізнесу та можливості їх автоматизації за допомогою BPM-модуля.
  • Створення робочих сценаріїв: розробка автоматизованих послідовностей дій для типових бізнес-задач (наприклад, обробка замовлень, узгодження договорів).
  • Схвалення та ескалація задач: налаштування процесів схвалення документів, призначення відповідальних осіб та автоматичного перенаправлення задач у разі потреби. 

Управління продажами, роздрібні та гуртові продажі:

  • Воронка продажів: візуалізація етапів продажів (від ліда до угоди) та моніторинг їх ефективності за допомогою CRM-модуля.
  • Кваліфікація лідів: налаштування процесу оцінки потенційних клієнтів для визначення їхньої перспективності.
  • Управління угодами: централізоване зберігання інформації про угоди з клієнтами, автоматичне створення документів та контроль виконання домовленостей.
  • Аналітика продажів: отримання звітів про ефективність роботи відділу продажів, аналіз конверсії лідів в угоди та інші показники.

Управління маркетингом:

  • Сегментація клієнтської бази: поділ клієнтів на групи за певними ознаками для більш ефективного маркетингового впливу.
  • Розроблення та проведення маркетингових кампаній: планування та запуск маркетингових кампаній за допомогою CRM-модуля.
  • Автоматизація email-маркетингу: налаштування автоматичного надсилання листів клієнтам залежно від їхніх інтересів та етапу взаємодії з компанією.
  • Аналіз ефективності маркетингових кампаній: оцінка результатів маркетингових дій та оптимізація кампаній на основі отриманих даних.

Управління клієнтським сервісом, створення якісних CallCenter:

  • Створення сервісних запитів: надання клієнтам можливості створювати запити в службу підтримки через CRM-систему.
  • Призначення відповідальних співробітників: автоматичне призначення відповідальних співробітників для вирішення клієнтських запитів.
  • Моніторинг виконання сервісних запитів: контроль термінів виконання запитів та рівня задоволеності клієнтів.
  • Звіти про роботу служби підтримки: аналіз ефективності роботи служби підтримки клієнтів та ідентифікація зон для покращення.

Додаткові типи контактів для ведення бази контактів

Залежно від специфіки вашого бізнесу, крім стандартних типів “Компанія” (юридична особа) та “Чоловік/Жінка/Невстановлені” (фізична особа), CRM-система може дозволяти створювати власні типи контактів. Ось декілька прикладів:

  • Фрилансери/Підрядники: для зберігання інформації про осіб, які надають послуги вашій компанії на разовій або проєктній основі.
  • Урядові органи: для зберігання контактів урядових установ та даних їхніх посадових осіб.
  • Інвестори: для управління контактами з потенційними та інвесторами, що існують.
  • ЗМІ/Преса: для зберігання контактів з представниками ЗМІ та журналістами.
  • Професійні асоціації: для управління контактами з професійними асоціаціями, до яких належить ваша компанія.
  • Партнери/Дистриб’ютори: для управління контактами з бізнес-партнерами та дистриб’юторами вашої продукції чи послуг.

Перед тим, як створювати нові типи контактів, сто разів подумайте, бо найімовірніше вам достатньо створити відповідну ГРУПУ контактів, а зовсім не новий ТИП. 

Справді, можливість створення додаткових типів контактів дозволяє вам максимально адаптувати CRM-систему під потреби вашого бізнесу та зберігати всю необхідну інформацію про взаємодію з різними категоріями контактних осіб. Але до кожної дії потрібно відноситися відповідально й не робити зайвих дій, які б дублювали та/або ускладнювали вам життя.

Як на мене, то запропонованих чотирьох типів достатньо за замовченням, а створення додаткових лише ускладнить ведення бази даних й може суттєво заплутати логіку взаємодії з такими контактами. Тобто, залишіть на перших порах типи контактів, як є:

  • Чоловіки;
  • Жінки;
  • Компанія;
  • Невстановлені — цей тип схований й використовується автоматично для всіх новостворених контактів.

На меті впровадження системи — звільнити час для виконання стратегічних завдань

Впровадження CRM ERP BPM системи дозволяє автоматизувати рутинні завдання та оптимізувати бізнес-процеси. Це, своєю чергою, звільняє час співробітників та керівництва для виконання більш стратегічних завдань, таких як розробка нових продуктів, вихід на нові ринки та підвищення загальної ефективності бізнесу.

Ці теми є лише частиною того, що може запропонувати інтеграція CRM ERP BPM системи. Залежно від специфіки вашого бізнесу, перелік актуальних тем може бути ширшим.

Не бійся дарувати, адже найкращий подарунок – це частинка тебе самого”

Опра Вінфрі

  • Ця цитата Опри Вінфрі чудово підсумовує важливість ведення бази даних контактів.
  • Коли ви ділитесь своїм часом, знаннями та ресурсами з іншими, ви даруєте їм частинку себе.
  • І це може мати значний вплив на їхнє життя, а також на ваше.
Кошик
Прокрутити вгору