КЕЙСИ: Про Календар, або як з’являлися корисні додатки у операційній системі для бізнесу

Здається, що ви завжди залюбки читаєте мої довгі історії, тому приготуйтесь отримати порцію розробницького драйву.

Сьогодні про те, за яких обставин з’явився додаток GTD Calendar, не виключаю, що ви вже знайомі з ним. А якщо ні, то читайте далі, як цей додаток зробити найліпшим помічником у своєму житті та як скористатися ним, щоб досягати будь-яких власних цілей. Звісно, що у кожного елемента системи є передумови, за яких він виник та як ним користуються самі розробники (Мірошниченко Максим). І ця історія з посиланням на першоджерело, яке повністю переказувати не стану, лише цитувати, читайте повністю ТУТ.

Первинна ідея додатка CTD Календар – ставити задачі на виправлення багів

В разработке софта есть некое правило, что надо все баги (bugs) и улучшения (improves) записывать. Ты кодишь какой-то проект, нашел баг – его надо записать. Не важно, будешь его исправлять ты, или не ты, или вообще никто не будет – но записать надо. Потому что в голове все не удержишь, багов в софте бесконечное множество, даже если кажется что их нет, то всегда есть к чему докопаться.

Ось так виглядає один з попередніх тижнів у моєму календарі

А так виглядає ранок поточного тижня, коли ще тільки продрав очі й поки що не виконав ні однієї з задач, які заплановані, перенесені або оновлені.

Як часто ви втрачаєте цікаві й корисні думки?

Так буває завжди, коли я не занотував ідею, яка виникла спонтанно. Й зовсім інша справа, коли я ставлю собі задачу, бо в цей момент можу займатися зовсім іншими справами, а завдяки такому підходу можу спокійно не запам’ятовувати. Тобто пам’ятати я пам’ятаю, але щоб не втратити, зберігаю в програмі.

Справді, саме так відбулося й в той день, коли я створив ГРУ для малих підприємців: “ЯкДеЩобЩо”. Впроваджуєте у себе програму для керівництва процесами, долучайтеся. Так зможете закрити проміжки у практичних навичках завдяки корисним порадам Майстрів, які відповідають на ваші коло системні й коло бізнесові питання.

Кожне таке питання з’явиться відразу у моєму власному Календарі, щоб надалі трансформуватися у питання Гри й у відповідь для вас. Є задача — є рішення. Це твердження, яке багаторазово підтвердила моя особова практика виконавця, керівника й власника Майстерні процесів.

Хитрі способи, як відображати задачі: крам, канбан та інші аджайли

Але, поки у вас нема задач, у вас буде пустий екран, які б варіанти відображення цих задач не придумували й не використовували розробники. Що ще треба? Звичка записувати думки й виставляти задачі. Інакше знов-таки екран буде пустий й білий, наче свіжий сніг. Ось що каже про це Максим:

Без этого списка и дисциплины их записывать (у всех участников команды) все эти методологии до-лампочки, вы все равно ничерта с этим не сделаете.

І я з цією думкою згоден на всі 100%, оскільки скільки не думай, але якщо не занотував думку, вона надто швидко випаровується. І звідси просто “пшик” виходить. Особливо стає відчутною втрата, коли працюєш командою. З власного ще офлайн досвіду скажу: “Якщо було якесь розпорядження голосом, завжди можна послатися на забудькуватість, а ось коли стоїть конкретна задача у Календарі з датою на коли, з описом, хай і невеличким, може навіть не повним, завжди уточнити можна, вже не вдасться зістрибнути, що начебто ніхто нічого не казав.

Якщо так ще й не було у вашій практиці, значить ви або все робите по феншуй, або нічого не робите взагалі.

“Божевілля на максималках” або чи потрібно ставити всі, ну прям всі-всі задачі

Якщо ви схильні фіксувати буквально кожен свій крок, це ваш вибір. Можливо саме так ви самоорганізуєтесь. Але особисто я вважаю, що тре вчитися виділяти лише справді важливі задачі.

Які вони є, ці задачі?

Можна довго ялозити й розумнічати, а якщо коротко, то це ті задачі, які спрямовують дії до отримання прибутку. А справді, яка у вас, як у підприємця ще є мета, якщо це не прибуток? Додаткові кошти, які отримуємо, можна витратити на розваги та/або хобі, поліпшити довкілля, вкластися у розвиток власного середовища і не тільки.

Я в розробці софту напевно років із 15 (не пам’ятаю точно, але десь так). І я прям нутром відчуваю, що якщо не запишу завдання – то я його забуду. Згодом цей скілл дещо спотворився до “божевілля на максималках”…

У відмінності від розробника OneBox, я виставляю тільки ті задачі, які вважаю за прибуткові. Тобто це зустрічі, презентації, дзвінки лідам, або якщо є домовленість. Я не перевантажую власний календар, а ще я його розділяю за допомогою додатка CRM. Таким чином отримую декілька розділених процесів й по кожному з них працюю послідовно-паралельно. Це трохи ускладнює обробку, але дозволяє робити більше тих задач, які справді більш критичні прямо зараз. Так в мене зародився бізнес-процес Проєкт — робота у команді, який виріс з бізнес-процесу Проста задача.

Потужність системи в її адаптації до змінних умов

Моя історія процесного підходу почалася з простих задач. Мінімалістичний інтерфейс, елементарна лінійна за структурою блок-схема без розгалужень, мінімум статусів, необтяженість автоматизаціями на етапах, тільки стандартні системні поля. Одним словом нічого зайвого, спартанський стиль навіть у кольоровій схемі статусів.

Але, я відчував, що цього замало й треба використовувати досвід, що накопичував роками, коли керував хай невеличкою, лише п’ять торгових точок, роздрібною канцелярською мережею. коли займався постачанням товарів у великі роздрібні мережі: МЕТРО, АШАН, Епіцентр, Караван, Мега Маркет, коли займався експортним постачанням у Молдову, Білорусь, Казахстан тощо.

Саме цей досвід використав, щоб розробити програму, якою зможуть користатися малі підприємці. Ось цей бізнес-процес — програма для малого бізнесу, закриє всі головні потреби компанії, що продає товари та/або послуги.

Створюйте власну історію бізнес дій: прикрих утрат та блискавичних знахідок

Чи завжди у вас все йде за планом? Тобто ви узгодили дату й час зустрічі і все відбулося саме так, як у Календарі. Здається, що так виходить далеко не кожного разу. Ось сьогодні в мене зірвалися дві задачі. А причина в тому, що йде війна й сьогодні був ракетний обстріл, який пошкодив енергетичні об’єкти в декількох містах України. Це — непередбачуваний фактор, що лежить поза межами нашого впливу й мого особисто.

Я зв’язався з Клієнтами й ми оперативно домовилися та перенесли зустрічі на інші дні. А календар з одного боку поповнився скасованими задачами, а також їх дублікатами, але вже на наступні дати. Саме так формується історія відносин з тим чи іншим Клієнтом, навіть такі невеличкі й дріб’язкові, на перший погляд, події наповнюють наше справжнє життя.

Таким чином ваш вибір, як організувати календар, у формі вільних задач, або з прив’язкою по годинах, як це зробили в іншому варіанті додатка, який називається дуже коротко і просто — Календар.

Цей другий варіант Календаря дуже підходить для команд, наприклад, коли ви керуєте складним проєктом у якому декілька виконавців, які паралельно у часі виконують декілька пов’язаних між собою задач.

Коли ви вільні переносити задачі й виконувати їх, досягати цілей

Ви бачите всі задачі по годинах й можете легко переносити їх у часі, впливати на рухомість календарів виконавців. Плани легко модифікувати згідно з обставинами, що складуються на поточний момент часу. Зростає швидкість, з якою ви реагуєте. План нікуди не дівається, мета залишається метою, але всередині проєкту з’являться гнучкість, якої раніше не було.

Це корисно не тільки для ведення проєктів, як реалізував у галузевому рішенні Програма для ведення проєктів, але й в інших комплексних галузевих бізнес-процесах:

В будь-якій галузі успішно впроваджуємо бізнес-процеси, що допомагають планувати й узгоджувати, бути гнучкими й оперативно реагувати на зміни.

Користуючись нагодою, реклама: юзайте GTD Calendar в OneBox OS! 😉

Коментуйте, залишайте відгуки та користуйтеся всіма можливостями операційної системи, яка покращує життя там, де панував хаос. Хаос залишився, але тепер ви їм керуєте 🙂 і це справді класно.

Прокрутка до верху