Як впровадити crm, або що необхідно підприємцю, який шукає таку програму

Ви малий підприємець й шукаєте рішення, як впровадити crm, завдяки якій почнете усвідомлено керувати підприємством та бізнес-процесами. Пройдіть невеличке опитування, щоб за 10-15 хвилин розібратися, для чого вам справді необхідна crm система. Ви побачите, що можна зробити та що слід впровадити й особливо, як це впровадження вплине в найближчі 5 тижнів на ваш власний малий бізнес.

Що необхідно підприємцю, який шукає crm

Ось цілі, які ставив перед програмою Михайло Соха — співзасновник торгової марки KIDBI, міжнародний центр навчання дітей: Kidbi.com.ua

  1. Вести клієнта по воронці продаж.
  2. Сегментувати клієнтів.
  3. Масові комунікації з клієнтами:
    • вивантажування баз даних,
    • sms,
    • email.
  4. Контроль фінансів.
  5. І найважливіше — автоматичні генерації документів.

Як аналізуємо підприємство, щоб ви отримали допомогу

Виглядає, що підібрати потрібне саме вам рішення складно, тому як впровадити crm, розберемо по кроках. Нумо спрощувати задачу, щоб розібратися, в якому напрямку йти та докладати зусиль. Будь-яка важлива справа починається з аналізу. Особливо важливо це зробити нам, коли отримуємо від вас запит на ту чи іншу програму, особливо з галузевим забарвленням.

Ось три прості дії, що завжди лягають в фундамент впровадження:

  • Проаналізуємо поточний стан, які процеси відбуваються, як ви їх контролюєте та як ними керуєте.
  • Розберемо особливості дій, тому що навіть в одній й тій галузі підприємці задачі розв’язують по різному.
  • Уточнимо, якими ключовими сервісами користуєтесь та як їх інтегрувати, щоб автоматизувати діяльність.

Ви вивчаєте та знаєте конкурентів краще, ніж ми

З нашого досвіду знаємо, які бізнес-процеси відбуваються у більшості малих компаній, що продають та/або надають послуги. Й тому розробили шаблони дій, коли обробляємо запити, пропонуємо та узгоджуємо комерційні пропозиції, закриваємо продажі, робимо закупівлі або проводимо платежі.

Але ви найкраще розумієтеся на тому, чим конкуренти перевершують вас, та які переваги над ними ви маєте.

Ось ключові напрямки, на яких пропонуємо зосередитися з перших тижнів, коли починаєте користуватися програмою, яку вирішили впровадити:

  • База даних Клієнтів та їх групування, це ваш головний ресурс.
  • Товарна номенклатура та її сегментація.
  • Ключові бізнес-процеси, завдяки яким отримуєте прибуток і які можна поліпшити.
  • Допоміжні бізнес-процеси, що допомагають досягати цілей ключових процесів.
  • Інтеграції, які включені в бізнес-процеси.

Як робимо, коли у вас є найбільший головний біль, що докучає

Ви звернулися до Майстерні процесів з головним болем, який муляє та докучає навіть більше, ніж мігрень. Зараз якраз про такий приклад з життя по компанії XYZ, яка займається виробництвом військового спорядження.

Насправді процесних проблем дуже багато і про це ми дізналися при розмові, особливо таких, що стосуються обліку запасів сировини та матеріалів на складах. А саме в тому, що нема чіткого та прозорого обліку по тому, що вийшло у цехи, що використали, що залишилося тощо. І це насправді проблема на більшості підприємств, які мають великі обсяги сировини та матеріалів, що витрачаються на виробництво готових виробів.

Ось наш простий план та швидкий за часом, як робимо по кроках:

  1. Імпортуємо товарну номенклатуру, загалом 250 одиниць;
  2. Створюємо чотири склади:
    • Сировина та матеріали;
    • Готової продукції;
    • Виробництво Цех 1;
    • Виробництво Цех 2.
  3. Створюємо базу мінімальних резервів, для цього нам надають файл з даними, які імпортуємо.
  4. Отримуємо файл з фактичними залишками товарів згідно з поточним обліком, імпортуємо.
  5. Створюємо два пов’язані між собою бізнес-процеси:
    • Закупівля та оприбуткування;
    • Переміщення між складами.
  6. Налаштовуємо бізнес-процеси, показуємо як працювати.

Клієнт тестує та надає зворотний зв’язок, що, на його думку, треба виправити та доповнити. Як показує наш досвід, найбільше уваги люди приділяють інтерфейсу, оскільки логіка самих процесів їм прийнятна та зрозуміла.

Продовжуємо роботу над проєктом, як це відбувається далі

Звісно, що є особливості бізнесу, який ви ведете й тому ми пропонуємо додаткові послуги. Тобто можливі індивідуальні доробки бізнес-процесів під ваші потреби, тре сідати й обговорювати. Але для цього обов’язково розпочинаємо з розв’язання вашої головної проблеми, щоб ви спробували працювати з наявним інструментом та зрозуміли переваги інструменту.

Якщо ви використовуєте якісь інші системи, найкращий варіант — зніміть невеличке відео, хвилин на 15 – 20 про те, як працюєте у Perfectum або у Бітрікс-24, або в amoCRM тощо, щоб ми, наскільки це можливо, змогли повторити інтерфейси, оскільки вам вони можуть подобатися.

Як працює система після налаштувань, які ми зробимо

Повинно працювати таким чином:

  • Спрацьовує автоматична дія, перевіряє залишки на складах згідно з мінімальними резервами.
  • Якщо менше, виставляє задачу закупити.
  • Коли закупили й отримали, оприбуткували на склад Сировини та матеріалів.
  • Коли з виробництва надходить запит, робимо переміщення.
  • Коли виробили, списали сировину та матеріали, оприбуткували готові вироби на Склад готової продукції.

До речі, обов’язково проробити товарну номенклатуру. Це справді важлива задача, тому що на кожний готовий виріб йде зрозуміла кількість сировини, фурнітури, матеріалів тощо. Таку інформацію ми зберігаємо у паспортах готових виробів. Тобто нам не треба кожного разу передивлятися, скільки ж витратили, списання йде за картами паспортів, які час від часу можна корегувати та вносити в них відповідні зміни, коли такі зміни відбулися у технологічній карті виробництва.

Розберіть ваші KPI, які необхідно відстежувати, щоб приймати своєчасні рішення, наприклад:
● кількість запитів на готові вироби;
● кількість запитів, які перетворилися на виробництво;
● загальний час, який витрачаєте на закриття запитів;
● кількість продукції, які виробляєте за одиницю часу;
● вага кожної окремої одиниці у загальному об’ємі виробництва тощо.

Прокрутка до верху