Упакування замовлень — якби не було ЗСУ, не було б і цього КЕЙСУ. Ви продаєте, тобто тільки цим і займаєтесь? Скоріш за все ні, бо стовідсотково є й пов’язані з продажами дії. При цьому дехто з Майстрів вважають, що краще все в один процес запхати:
- продажі;
- упакування;
- доставляння…
Упакування замовлень, чи є сенс жонглювати однією задачею?
Тобто робити все в одній задачі, жонглюючи нею між відповідальними. Звісно, що є й інша думка, що треба робити окремі задачі.
Чому так?
Тому що інші відділи роботи виконують й мають особливі показники, які потрібно контролювати, хоча всі ці роботи й пов’язані з продажем одного лише замовлення.
Ось так виглядало первинне питання, яке у нашому підприємницькому чаті викликало бурхливу дискусію.
Колеги, хто працює за схемою яку я описав нижче? Цікавить ваша думка.
У мене окремий процес під “Замовлення клієнта” та окремий процес “Складання”. Підкажіть, як ви працюєте по такій схемі в розрізі резервування та списання товарів?
Маю на увазі, ви резервуєте та списуєте товар в замовленні, а що тоді робите з процесом складання?
Звісно, що коли випадає таке питання, відразу виникають додаткові питання.
Коли потрібно узгодити термінологію, щоб розуміти один одного
А що таке Складання? – тобто поки ми розмовляємо не в одній термінології, результат скоріш за все буде нульовий. Як прояснилося далі, мова йшла про бізнес-процес Упакувати замовлення | Підготувати до відправлення.
Як ви цей процес описуєте самі? – тобто необхідно чітко розуміти, хто відповідальний за процес, хто його власник і які цілі процесу й вимірювані результати, хто виконавці, які точки входу/виходу.
Для чого цей процес взагалі потрібен? – тобто чи не логічніше було б процес упакування робити і одній задачі з продажем у бізнес-процесі Замовлення Клієнта | Продаж, очікувані й фактичні оплати, а не розділяти на частини.
БП “Замовлення клієнта” – це замовлення від клієнтівц ці задачі оброблюють продавці.
БП “Складання” – це окремий дочірній БП зроблений на основі “Замовлення клієнта”. Він зроблений для персоналу, який збирає товар згідно замовлень. Тобто, людина: збиральник/комплектувальник, отримує задачу з заявкою в цьому БП, та йде збирати товар на складі, а потім збирає це замовлення на відправку. В цій заявці вказано, що за товар, кількість, та склад.
У відповідь на такий опис у Майстрів є різні варіанти відповідей. Один з таких варіантів виглядає так:
Як на мене, підпроцес зайвий, бо всі дані вже є в замовленні.
Достатньо змінити інтерфейс етапу, в якому забрати зайві поля і просто переключити відповідального на складальника.
Маємо приклади декількох сотень замовлень на день і все добре спрацьовує.
Які ще підходи можуть бути, щоб розв’язувати задачі з упакування замовлень?
Але в мене є власна думка щодо підходу до розв’язання суміжних завдань. Оскільки такий підхід, здається, ускладнює контроль за конкретними роботами й нарахуванням оплати праці. А ще тре контролювати різні інтерфейси на різних етапах, що просто йой. Я це знаю на власному досвіді, оскільки довгий час у мене на стартовому етапі в процесі Новий лід | Звернення Клієнта, обробка запитів саме так і було зроблено. Інтерфейс точки входу у процес в статусі дуже відрізнявся від інтерфейсу на всіх наступних етапах і це ускладнювало внесення змін, які досить часто відбуваються.
А ось і більш детальний опис, який відповідає на запитання: “Як ви цей процес описуєте самі?”:
Спочатку все так і працювало. Але:
1) Збиральник не повинен бачити всі замовлення, інформацію по ньому, а лише дані, які стосуються його діяльності.
2) Думав на рахунок інтерфейсу — але це не варіант. Функціонал бокс в цьому питанні на жаль, не підходить. Не можливо його гнучко налаштувати.
3) Як ви знаєте, є інші направленні бізнесу по якім збираються товари, але тепер вже продавці не повинні знати що збирає збиральник.
Тобто, все більш-менш прояснилося. Й тепер зрозуміло, що в підпроцесі ми виводимо/відображаємо тільки кількість товарів, які тре упакувати. Можна навіть не передавати в процес інформацію, яка розказує про Клієнта. Це зайве для складського робітника. Його задача:
- знайти необхідні товари на полицях,
- підібрати відповідне упаковування,
- упакувати,
- вкласти супровідний лист (якщо це передбачено процесом й регламентами),
- закрити так, щоб не можна було без пошкодження упаковування відкрити,
- віддати на відправляння.
Коли упакували, видаляємо з задачі товари, а можемо й взагалі товари видаляти відразу, але генерувати пакувальний лист й віддавати його пакувальнику, щоб він упакував, підписав, що все Ок. Цей же лист вкладає у коробку й він відправляється разом з товаром.
На що треба звертати увагу, коли налаштовуєте власні бізнес-процеси
Звісно, що вам вирішувати кінець-кінцем, як зробити краще.
Тут треба враховувати, що резерви й будь-які інші дії з товарами, робимо в продажах, закупівлі, переміщенні, а коли пакуємо, то тре тільки інформувати, що треба відвантажити.
Але, звісно є й інші думки з якими можна сперечатися, а можна й брати до праці. Однак, виглядає бізнес-процес заскладно, коли в нього спробувати заштовхувати все підряд й керованість таких процесів значно ускладнюється, хоча має інший вигляд. Ось протилежна думка:
1) Робіть збиральника відповідальним на потрібному етапі й забирайте після. Обмежуйте доступ правами — так він бачитиме тільки свої процеси.
2) Дивно, найгнучкіший інтерфейс з усіх систем, де я бачив. які поля не можете забрати?
3) Якщо обмежити правами — продавці й не побачать.Для пакувальника треба один етап, якщо 2-3, то є можливість копіювати інтерфейс. Одним словом я за те, щоб БП був простіший, це одне з правил побудови.
Тобто бізнес-процес простіший, коли все в одній задачі відбувається? Ні це не помилкова думка, коли ми маємо невеличку компанію і Продавець, він же пакувальник, він же логіст, тобто увечері все, що напакував, відвозить до Нової пошти, щоб товари дісталися своїх власників. В такому випадку справді, краще все робити в одному процесі й тоді мудрувати з етапами немає сенсу, але коли за різні задачі по бізнес-процесу відповідають зовсім різні люди й у кожного своя мета, змішувати різнорідні дії в одній задачі не є гарною думкою.
Я підтверджую кожне своє слово власним досвідом, який отримав впродовж 21 року, поки працював у роздрібній канцелярській мережі й в компанії, яка виробляла канцелярські товари. Моя особиста історія ТУТ.
До речі, всім малим підприємцям з України пропоную з 30% знижкою на довічне користування програму для малого бізнесу, завдяки якій ви зможете:
- обробляти замовлення;
- створювати комерційні пропозиції;
- продавати;
- закуповувати й оприбутковувати;
- контролювати й керувати упакованнями й відправляними;
- вести фінанси, формувати очікувані й проводити фактичні платежі;
- й ще багато корисних справ робити.
