Опис бізнес-процесів: як це зробити правильно

Опис бізнес-процесів: як це зробити правильно

Бізнес-процес — це послідовність дій, які виконує компанія, щоб створити продукти або послуги. Опис бізнес-процесів — це процес створення документації, яка описує таку послідовність.

Опис бізнес-процесів безумовно є важливим етапом впровадження CRM- або BPM-системи. Якщо відсутній точний опис бізнес-процесів, скоріш за все буде майже неможливо автоматизувати їх ефективно.

Чому важливо описати бізнес-процеси?

Опис бізнес-процесів має ряд переваг:

  • Покращує розуміння бізнесу. Коли описуєте бізнес-процеси, це допомагає співробітникам краще зрозуміти, як працює компанія. А ще такий підхід може привести до підвищення продуктивності та якості роботи.
  • Сприяє вдосконаленню бізнес-процесів. Під час описання бізнес-процесів, ви сповна зможете виявити непродуктивні або неефективні ділянки. Це може призвести до вдосконалення бізнес-процесів і підвищення ефективності компанії.
  • Полегшує автоматизацію бізнес-процесів. Точний опис бізнес-процесів є основою для успішної автоматизації.

Як описати бізнес-процес?

Опис бізнес-процесу можна розділити на кілька етапів:

  1. Визначення бізнес-процесу. Першим кроком є визначення бізнес-процесу, який потрібно описати. Це можна зробити, відповідаючи на такі питання:

    • Який продукт або послугу створює компанія?
    • Які завдання виконуються для створення продукту або послуги?
    • Хто відповідає за виконання цих завдань?
  2. Аналіз бізнес-процесу. Після визначення бізнес-процесу його необхідно проаналізувати. Це допоможе виявити всі деталі процесу, які потрібно описати.

  3. Опис бізнес-процесу. На цьому етапі створюється документація, яка описує бізнес-процес. Документація повинна бути чіткою та зрозумілою.

Приклад опису бізнес-процесу звернення нового потенційного клієнта

Назва бізнес-процесу: Звернення нового потенційного клієнта

Мета бізнес-процесу: Залучення нового клієнта й отримання від нього запиту на продукцію або послугу компанії.

Вхідні дані:

  • Запит клієнта телефоном, електронній пошті або через вебсайт компанії.

Вихідні дані:

  • Запит на продукцію або послугу компанії.
  • Дані про потенційного клієнта.

Учасники бізнес-процесу:

  • Оператор кол-центру.
  • Менеджер з продажу.

Послідовність дій:

  1. Оператор кол-центру приймає дзвінок від потенційного клієнта.
  2. Оператор кол-центру з’ясовує потребу клієнта.
  3. Оператор кол-центру передає запит клієнта менеджеру з продажу.
  4. Менеджер з продажу зв’язується з клієнтом і обговорює його потребу.
  5. Менеджер з продажу відправляє клієнту КП або укладає договір.

Контрольні точки:

  • Оператор кол-центру повинен з’ясувати потребу клієнта і переконатися, що запит відповідає профілю компанії.
  • Менеджер з продажу повинен зв’язатися з клієнтом не пізніше 24 годин з моменту отримання запиту.

Заходи щодо вдосконалення:

  • Розробити скрипти для операторів кол-центру.
  • Запровадити систему CRM для автоматизації бізнес-процесу.

Висновок

Опис бізнес-процесів є важливим етапом впровадження CRM- або BPM-системи. Точний опис бізнес-процесів дозволяє автоматизувати їх ефективно і підвищити ефективність компанії.

Потрібно дотримуватися того, щоб ваш опис бізнес-процесу був максимально чіткий, зрозумілий й містив всі необхідні деталі. Уважно аналізуйте, як є т правильно визначайте бізнес-процес, опишіть його в простій та доступній формі.

Використовуйте наш приклад з описом бізнес-процесу звернення нового потенційного клієнта. Він точно може служити для вас основою, щоб описати будь-які інші, найскладніші бізнес-процеси.

Кошик
Прокрутити вгору