• ДЕНЬ ДЕСЯТИЙ. ПРОЯСНІТЬ. Перед тим як іти на наступну зустріч, зупиніться на секунду і запитайте себе: “Якого ОДНОГО результату я справді хочу досягти на цій зустрічі?”.

Грег Маккеон. Есенціалізм.

Повторювані задачі: Автоматизація для щоденної рутини

Час від часу в нашій підприємницькій спільноті виникають питання, які стосуються організації роботи на підприємстві. Саме так було й одного понеділка, коли виникло питання з повторюваних завдань, які потрібно виставляти працівникам.

Тому сьогодні ми дослідимо тему автоматизації повторюваних задач. На меті — звільнити ваш час та енергію для більш важливих завдань, а також забезпечити послідовність дій для ваших співробітників.

Постановка задачі

Один з учасників нашого курсу поділився нагальною проблемою:

“Хочу, щоб на співробітника згідно з посадою створювались автоматично задачі щодня. Але це буде 50+ задач на штат щодня. Який функціонал порадите розглянути?”

Варіанти можливих рішень та їх комбінацій

Варіант 1. Дія на Автоматизації раз на годину

• Суть: Автоматично створювати процес в заданий день тижня.
• Налаштування:
  
  • Виберіть дні тижня, ролі, процес та кількість завдань.
  • Важливо: Спробуйте поставити якісь завдання на обробку та прослідкуйте за навантаженням, щоб переконатися, що система не буде перевантажена.

Варіант 2. Бізнес-процес “Повторюване завдання”

• Суть: Створення складних процесів, що складаються з декількох задач.
• Переваги:
  
  • Зменшує одночасне навантаження на систему.
  • Не потребує багато налаштувань.
• Можливості:
  
  • Автоматичне повторення процесу:
    
    • Щоденно
    • Щотижня
    • Щомісяця
    • З певним інтервалом
  • Додаткові дії:
    
    • Налаштування дедлайнів
    • Детальний опис задач
    • Інструкції
    • Посилання на документи

Варіант 3. Комбінувати дію з автоматизації та бізнес-процес

А взагалі обидва варіанти можна спробувати комбінувати.

Тобто, ви можете з успіхом поєднувати два представлені варіанти автоматизації повторюваних задач:

1. Дія на Автоматизації раз на годину:

• Автоматичне створення процесів в заданий день тижня.
• Підходить для задач, які не потребують щоденного виконання.
• Може створювати одночасне навантаження на систему.

2. Процес “Повторюване завдання”:

• Створення складних процесів з декількох задач.
• Підходить для щоденних задач.
• Зменшує навантаження на систему.
• Не потребує багато налаштувань.

Переваги комбінації:

• Гнучкість: Ви можете використовувати кращий варіант для кожної групи задач.
• Ефективність: Забезпечує оптимальне навантаження на систему.
• Простота: Не потребує складних налаштувань.

Приклади комбінування:

• Щоденні задачі:
  
  • Використовуйте “Повторюване завдання” для створення задач, які потрібно виконувати щодня.
  • Налаштуйте різні типи задач для різних посад.
• Щотижневі задачі:
  
  • Використовуйте “Дію на Автоматизації” для створення задач, які потрібно виконувати щотижня.
  • Налаштуйте автоматичне створення задач в певний день тижня.
• Непередбачувані задачі:
  
  • Використовуйте ручне створення задач для непередбачуваних випадків.

Підсумок, як можна автоматизувати щоденну рутину

Комбінування автоматизації та бізнес-процесів дозволяє вам:

• Автоматизувати рутинні задачі.
• Звільнити час для більш важливих завдань.
• Підвищити продуктивність та ефективність вашого бізнесу.

Я рекомендую вам:

• Спробувати обидва варіанти автоматизації.
• Визначити, який варіант краще підходить для ваших задач.
• Комбінувати два варіанти для оптимального результату.
• Не соромтеся звертатися за допомогою, якщо у вас виникнуть питання.

Практична робота:

1. Спільно з учасниками курсу:
   
   • Визначте типові повторювані задачі, які можна автоматизувати.
   • Розробіть план автоматизації з використанням одного з двох варіантів:
     
     • Дія на Автоматизації раз на годину
     • Процес “Повторюване завдання”
   • Налаштуйте автоматичне створення задач для тестового періоду.
2. Підтримка та консультування:
   
   • Надайте учасникам детальні інструкції з налаштування автоматизації.
   • Проведіть Q&A сесію, щоб відповісти на питання та допомогти з налаштуванням.

Прикінцеві думки:

Автоматизація повторюваних задач – це потужний інструмент, який може значно економити час, підвищувати продуктивність та покращити результати вашого бізнесу. Використовуйте можливості CRM-ERP-BPM системи, щоб звільнити себе та своїх співробітників для більш важливих завдань.

Заохочення:

• Не бійтеся експериментувати з різними функціями автоматизації.
• Постійно шукайте можливості для оптимізації та вдосконалення своїх процесів.
• Заохочуйте своїх співробітників використовувати автоматизовані інструменти для більш ефективної роботи.

Підтримка:

• Пам’ятайте, що я завжди готовий допомогти вам з будь-якими питаннями щодо налаштування та використання CRM-ERP-BPM системи.
• Не соромтеся звертатися за допомогою та консультацією.

Разом ми можемо зробити ваш бізнес більш успішним