Процес Проста поточна задача для розв’язання різних задач
Процес проста поточна задача використовується для виставляння задач, що потрібно розв’язати у компанії або поза її межами, коли вона синхронізується між двома або більше системами. Цей процес має наступні кроки з використання:
Ідентифікація проблеми або запиту:
- Опис проблеми або питання, яке виникло під час впровадження системи або в рамках спільної бізнесової діяльності (Покупці та Постачальники, Підрядники та Виконавці, Компанії-партнери тощо).
Створення задачі:
- Заповнення обов’язкових полів у формі задачі, щоб забезпечити однакове трактування інформації учасниками. Поля можуть включати: назву задачі, детальний опис, відповідальну особу, пріоритет, крайній термін та необхідні вкладення.
- Вибір відповідних статусів для задачі:
- Синхронізована задача — стартовий етап, з якого розпочинається задача. Саме в цьому статусі вона відображується в календарі відповідального співробітника.
- В роботі — в цей статус задачу перемикає відповідальна за її розв’язання особа. Тим самим повідомляє, що задачу прийняла й почала її виконувати. Після цього статусу є декілька можливих етапів, в які задача потрапить: Розв’язали або Незрозуміло.
- Розв’язали — цей статус проста поточна задача сповіщає автора задачі, що вона виконана та її можна перевірити й підтвердити виконання, тобто перевести у статус Підтвердили.
- Незрозуміло — цей статус сповіщає автора задачі, що вона не є зрозумілою для виконавця, при перемиканні у цей статус задача переходить до її автора, щоб він надав відповіді стосовно мети, яка є у задачі.
- Пояснили — коли автор отримав назад задачу у статусі Незрозуміло, він має надати пояснення по запитаннях, які йому виставив у коментарях виконавець задачі. Як тільки автор залишив відповідні пояснення, він має перемкнути задачу у статус Пояснили, чим поверне її безпосередньому виконавцю.
- Відтермінувати — якщо виконавець приймає рішення розібратися з задачею згодом й при цьому не змінює дату Виконати До. то він перемикає задачу саме в цей статус.
- Нагадування — коли протерміновано строки виконання, у процесі це дата: Виконати До, система автоматично перемикає задачу в цей статус заради того, щоб нагадати відповідальній особі про її зобов’язання.
- Скасовую — перемикайте в цей статус, коли задача більш не актуальна й не потребує розв’язання.
- Підтвердили — в цей статус перемикає автор задачі у випадку, коли її виконання вимагає обов’язкового підтвердження.
- Повторюю — коли потрібно повторити розв’язання такої самої задачі, корисно переходити в цей статус, щоб створився її дубль. Потрібно буває у випадках повторюваних задач, наприклад періодичних звітів, які має підготувати бухгалтер. Так ви досягаєте ефективності, коли розбираєте повторювано в часі просте повсякденне завдання.
Статуси проста поточна задача, що використовуються при обміні даними між системами:
- Документ відправили —
- Документ отримали —
- Платіж відправили —
- Платіж отримали —
- Контакт відправили —
- Контакт отримали —
- Документ на узгодженні —
- Документ прийняли —
- Документ скасували —
Синхронізація задачі між системами:
- Автоматичне або ручне передавання задачі між системами, які беруть участь у процесі. Це може включати CRM, ERP, BPM системи або інші.
Виконання задачі:
- Виконання дій учасниками, коли перед ними стоїть Нагальна задача. Контроль за процесом виконання та оновлення статусу задачі у разі змін.
Моніторинг та звітність:
- Моніторинг прогресу виконання проста поточна задача через систему сповіщень та нагадувань. Забезпечення регулярного оновлення статусів задачі та фіксації результатів.
Завершення задачі:
- Завершення задачі після розв’язування питання або досягнення кінцевого результату. Підтвердження завершення всіма учасниками процесу та архівування задачі для подальшого аналізу.
Цей процес допомагає забезпечити ефективне та узгоджене розв’язання питань між учасниками, мінімізуючи можливі непорозуміння та підвищуючи продуктивність співпраці. ️
Ви можете спробувати використовувати цей бізнес-процес у себе в компанії, а перед тим більш детально переглянути його можливості за наступним посиланням: Як автоматизувати завдання в бізнесі за допомогою OneBox
Щоб ваш процес Актуальна задача став ще більш функціональною, ви можете скористатися платними додатками. Коли ви їх починаєте використовувати, то суттєво розширюєте ваші можливості з використання системи.
- За Instagram direct — щомісяця оплата $30.
- За Facebook Messenger Pro — щомісяця оплата $25.
- За Facebook ліди — щомісяця оплата $20.
- За WhatsApp Бізнес — щомісяця оплата $25.
- За Конструктор Telegram ботів для бізнесу — щомісяця оплата $50.
- За Компонент Дія.Підпис — щомісяця оплата $45.
- За Компонент Дія.Шерінг — щомісяця оплата $45.
- За E-chat Pro (Telegram + Viber) — щомісяця оплата $15 плюс оплата за користування самим сервісом E-chat згідно з їхніми внутрішніми тарифами.
- За Компонент Signal — щомісяця оплата $15.