Бізнес-процес “Командна робота”: Ефективне управління проєктами
Цей бізнес-процес призначений для організації та управління складними проєктами, що вимагають залучення різних ресурсів: співробітників, підрядників, постачальників тощо. Він забезпечує структурований підхід до виконання завдань, розподіляючи їх на три рівні, що дозволяє ефективно контролювати кожен етап проєкту.
Структура бізнес-процесу:
- 07.01 ПРОЄКТ РЕЗУЛЬТАТ (Перший рівень):
- Це верхній рівень, який визначає загальну мету управління проєктами та очікувані результати.
- Відповідальний за цей рівень – керівник проєкту, який координує всі аспекти роботи.
- Цей процес описує одну задачу першого рівня.
- 07.02 МОДУЛЬ ПІДРЕЗУЛЬТАТ проєкту (Другий рівень):
- Проєкт розбивається на окремі модулі або блоки, кожен з яких має свою проміжну мету.
- Для виконання кожного модуля можуть залучатися різні команди або виконавці.
- Керування всім проєктом та контроль й узгодження дій згідно з модулями.
- 07.03 РОБОЧИЙ ПАКЕТ модуля (Третій рівень):
- Кожен модуль, своєю чергою, поділяється на дрібніші завдання або робочі пакети.
- Виконавці цих завдань визначаються окремо для кожного робочого пакета й потрібні для управління проєктами.
- Модуль — це складна задача і її треба розділити на прості до виконання частини.
Переваги використання бізнес-процесу “Командна робота”:
- Чітка структура: Розподіл завдань на три рівні забезпечує прозорість та зрозумілість процесу виконання проєкту.
- Ефективна координація: Можливість залучення різних команд та виконавців до окремих модулів проєкту.
- Контроль витрат: Можливість розрахунку вартості робіт на кожному рівні проєкту, що дозволяє контролювати бюджет.
- Гнучкість: Можливість адаптації бізнес-процесу до специфічних потреб вашого бізнесу.
- Оплата праці: Можливість нарахування оплати за виконання задач, з подальшим відображенням на собівартості проєкту.
- Впевненість у результаті: Завдяки чіткій структурі та контролю, ви можете бути впевнені, що кожне завдання буде виконано вчасно та якісно.
Додаткові можливості для управління проєктами:
- Можливість кастомізації шаблонних конструкцій бізнес-процесу відповідно до ваших внутрішніх процесів (за додаткову оплату). Замовляйте впровадження системи CRM програма для ведення проєктів
Посилання на відео:
Бізнес-процес з управління проєктами допоможе вам ефективно керувати проєктами різного рівня складності й забезпечувати їх своєчасне та якісне виконання.
Ось кілька релевантних зовнішніх посилань на статті, які допоможуть розкрити тему “Бізнес-процес для організації командної роботи”:
- 13 секретів для ефективного управління командою проєкту у 2023 році – Worksection:
- https://worksection.com/ua/blog/secrets-of-effective-team-management.html
- Ця стаття надає корисні поради щодо організації командної роботи, включаючи побудову ієрархії, визначення цілей та розподіл відповідальності.
- Створення міжфункціональних команд для оптимізації бізнес-процесів – Varosh:
- https://varosh.com.ua/adv/stvorennya-mizhfunkczionalnyh-komand-dlya-optymizacziyi-biznes-proczesiv/
- Стаття розкриває переваги міжфункціональних команд, які складаються з фахівців різних напрямків, та їх роль в оптимізації бізнес-процесів.
- 7 ключових принципів організації роботи команди – AlterEGO:
- https://alterego.digital/ua/blog/how-to-organize-team-work-for-maximum-productivity
- В цій статті ви знайдете ключові принципи, які допоможуть вам організувати роботу команди для досягнення максимальної продуктивності.
- Що таке командна робота, чому вона така важлива і як впливає на успіх Управління проєктами? – АГРОКЕБЕТИ:
- https://blog.agrokebety.com/shcho-take-komandna-robota
- Стаття розкриває суть командної роботи, її важливість та вплив на успіх, а також надає корисні поради щодо її організації.
- Що таке BPMN і як працює моделювання бізнес-процесів? – CRMOZ:
- https://uk.crmoz.com/blogs/post/business-process-modeling
- Стаття розповідає про моделювання бізнес-процесів, що є важливим інструментом для організації командної роботи.
Ці посилання надають різноманітну інформацію про організацію командної роботи, від загальних принципів до конкретних інструментів та методик.
Для Управління проєктами буде вам корисним посилання на один з 21 мотиваційних навчальних днів: ДЕНЬ 20. Командна робота — співпраця та спільне прийняття рішень при впровадженні CRM-ERP-BPM
1. 07.01 ПРОЄКТ РЕЗУЛЬТАТ (Перший рівень)
- Опис:
- Цей бізнес-процес описує перший, найвищий рівень управління проєктом. Він фокусується на визначенні загальної мети та результатів проєкту.
- Процес починається зі створення нового проєкту.
- Далі проєкт проходить етапи узгодження та затвердження.
- Після затвердження проєкт переходить у стадію виконання.
- Під час виконання можливе призупинення проєкту.
- Після виконання проєкт завершується.
- Можливі статуси проєкту: «В роботі», «Призупинено», «Скасовано», «Підготовлено».
- Блок-схема:
- Блок-схема показує послідовність етапів управління проєктами: створення, узгодження, затвердження, виконання, призупинення (за потреби) та завершення.
- Стрілки показують переходи між етапами.
- Блок схема має такі елементи:
- Створити проєкт
- Узгоджено
- Затверджено
- Всі виконано
- Виконання
- Підготовлено
- Призупинити
2. 07.02 МОДУЛЬ ПІДРЕЗУЛЬТАТ проєкту (Другий рівень)
- Опис:
- Цей бізнес-процес описує другий рівень управління проєктом, де проєкт розбивається на окремі модулі або підпроєкти.
- Кожен модуль має свою проміжну мету та виконавців.
- Процес включає створення модуля, його узгодження, затвердження, виконання, призупинення (за потреби) та завершення.
- Можливі статуси модуля: «В роботі», «Призупинено», «Скасовано», «Підготовлено».
- Блок-схема:
- Блок-схема аналогічна першому рівню, але відображає етапи управління окремим модулем проєкту.
- Блок схема з управління проєктами має такі елементи:
- Створити модуль
- Узгоджено
- Затверджено
- Всі виконано
- Виконання
- Підготовлено
- Призупинити
3. 07.03 РОБОЧИЙ ПАКЕТ модуля (Третій рівень)
- Опис:
- Цей бізнес-процес описує третій, найнижчий рівень управління проєктом, де кожен модуль розбивається на окремі робочі пакети або завдання.
- Кожен робочий пакет має конкретних виконавців та терміни виконання.
- Процес включає створення робочого пакета, його узгодження, затвердження, виконання, призупинення (за потреби) та завершення.
- Можливі статуси робочого пакета цього процесу для управління проєктами: «В роботі», «Призупинено», «Скасовано», «Підготовлено».
- Блок-схема:
- Блок-схема аналогічна першим двом рівням, але відображає етапи управління окремим робочим пакетом.
- Блок схема має такі елементи:
- Створити робочий пакет
- Узгоджено
- Затверджено
- Виконано
- Виконання
- Підготовлено
- Призупинити
Загальний висновок:
- Усі три бізнес-процеси мають схожу структуру, що відображає ієрархічну систему управління проєктом.
- Кожен рівень (проєкт, модуль, робочий пакет) проходить однакові етапи: створення, узгодження, затвердження, виконання та завершення.
- Це забезпечує єдиний підхід до управління проєктом на всіх рівнях.
- Використання таких бізнес-процесів дозволяє якісно управляти проєктами, та контролювати кожен етап виконання робіт.
Проаналізуємо блок-схему бізнес-процесу “07.02 МОДУЛЬ ПІДРЕЗУЛЬТАТ проєкту (Другий рівень)” на основі наданого скріншоту.
Опис бізнес-процесу:
Цей бізнес-процес описує другий рівень управління проєктом, де проєкт розбивається на окремі модулі або підпроєкти. Кожен модуль має свою проміжну мету та виконавців. Процес управління проєктами включає створення модуля, його узгодження, затвердження, виконання, призупинення (за потреби) та завершення.
Ймовірно вам буде цікаво та корисне розібратися ще з однією з можливостей: Планування робочого дня, або як підприємець може використовувати iCOLOR CRM на базі OneBox, щоб планувати робочі будні
Блок-схема:
- Початок: Процес починається зі створення нового модуля.
- Узгоджено: Модуль проходить етап узгодження, де його деталі та план виконання перевіряються та затверджуються.
- Затверджено: Після успішного узгодження модуль затверджується, що дозволяє перейти до етапу виконання.
- Виконання: На цьому етапі виконуються всі необхідні роботи відповідно до плану модуля.
- Всі виконано: Після завершення всіх робіт модуль вважається виконаним.
- Підготовлено: Початковий статус модуля, що очікує на подальші дії.
- Призупинено: У разі необхідності виконання модуля може бути призупинено.
- Скасовано: Якщо виконання модуля неможливе або втратило актуальність, він може бути скасований.
- Завершення: Після успішного виконання або скасування модуль завершує свій життєвий цикл.
Ключові елементи:
- Створити модуль: Ініціює створення нового модуля проєкту.
- Узгоджено: Етап перевірки та затвердження плану модуля.
- Затверджено: Підтвердження готовності до виконання модуля.
- Виконання: Процес виконання робіт згідно з планом модуля.
- Всі виконано: Сигналізує про успішне завершення всіх робіт модуля.
- Підготовлено: Початковий статус модуля.
- Призупинено: Тимчасове припинення виконання модуля.
- Скасовано: Остаточне припинення виконання модуля.
Аналіз:
- Блок-схема з виставлянням задач управління проєктами відображає чітку послідовність етапів управління окремим модулем проєкту.
- Процес включає всі необхідні етапи для ефективного управління модулем, від створення до завершення.
- Можливість призупинення та скасування модуля забезпечує гнучкість управління проєктом.
Цей бізнес-процес дозволяє ефективно керувати окремими частинами проєкту, забезпечуючи їх своєчасне та якісне виконання.
Нарешті проаналізуємо блок-схему бізнес-процесу “07.03 РОБОЧИЙ ПАКЕТ модуля (Третій рівень)” на основі наданого скріншоту.
Опис бізнес-процесу:
Цей бізнес-процес описує третій, найнижчий рівень управління проєктом, де кожен модуль розбивається на окремі робочі пакети або завдання. Кожен робочий пакет має конкретних виконавців та терміни виконання. Процес включає створення робочого пакета, його узгодження, затвердження, виконання, призупинення (за потреби) та завершення.
Блок-схема:
- Початок: Процес починається зі створення нового робочого пакета.
- Узгоджено: Робочий пакет проходить етап узгодження, де його деталі та план виконання перевіряються та затверджуються.
- Затверджено: Після успішного узгодження робочий пакет затверджується, що дозволяє перейти до етапу виконання.
- Виконання: На цьому етапі виконуються всі необхідні роботи відповідно до плану робочого пакета.
- Виконано: Після завершення всіх робіт робочий пакет вважається виконаним.
- Підготовлено: Початковий статус робочого пакета, що очікує на подальші дії.
- Призупинено: У разі необхідності виконання робочого пакета може бути призупинено.
- Скасовано: Якщо виконання робочого пакета під час управління проєктами неможливе або втратило актуальність, він може бути скасований.
- З зауваженнями: Виконання робочого пакету не прийняте з зауваженнями, та потребує доопрацювання.
- Дублювати: Робочий пакет дублюється, для повторного виконання, або як шаблон для створення нового робочого пакета.
Ключові елементи:
- Створити робочий пакет: Ініціює створення нового робочого пакета.
- Узгоджено: Етап перевірки та затвердження плану робочого пакета.
- Затверджено: Підтвердження готовності до виконання робочого пакета.
- Виконання: Процес виконання робіт згідно з планом робочого пакета.
- Виконано: Сигналізує про успішне завершення всіх робіт робочого пакета.
- Підготовлено: Початковий статус робочого пакета.
- Призупинено: Тимчасове припинення виконання робочого пакета.
- Скасовано: Остаточне припинення виконання робочого пакета.
- З зауваженнями: Виконання робочого пакету не прийняте з зауваженнями.
- Дублювати: Створити копію робочого пакета.
Аналіз:
- Блок-схема відображає чітку послідовність етапів управління окремим робочим пакетом.
- Процес включає всі необхідні етапи для ефективного управління робочим пакетом, від створення до завершення.
- Можливість призупинення, скасування та доопрацювання робочого пакета забезпечує гнучкість управління проєктом.
Цей бізнес-процес дозволяє ефективно керувати окремими завданнями проєкту, забезпечити Управління проєктами та своєчасне і якісне його виконання.