Як “помилка” в робочому процесі може стати каталізатором розвитку системи: лайфхак з реального листування. На прикладі реального листування з робочого чату, де було виявлено “помилку” в системі, розглянемо, як подібні ситуації можна використовувати для покращення та розвитку системи.
Передісторія того, як “помилка” народила лайфхак
Працівник та адміністратор одної з систем зіткнулася з проблемою, коли створювали нову позицію: код продукту не підтягувався в задачу зі створення цього продукту, хоча сам продукт був в наявності у системі.
Розробник процесу провів аналіз і виявив, що продукт вже був створений набагато раніше в іншій задачі, тому система не створювала його повторно, щоб запобігти дублюванню. Саме тому закрита задача виглядала таким чином, начебто в ній наявна помилка.
Обговорення вашої проблеми можемо розпочати публічно у нашому підприємницькому чаті: телеграм або WhatsApp
- Захист від дублювання: Система має чіткий механізм запобігання створенню дублікатів товарів, що гарантує точність даних і економить час працівників.
- Навчання на ходу: Завдяки цій “помилці” Вікторія отримала знання про роботу системи на даному етапі, а Вячеслав чітко сформулював принцип роботи.
- Створення інструкцій: Пропонується створити інструкцію на завершальному етапі, яка пояснюватиме причини відсутності посилання на товар у випадку, коли він вже існує.
- Лайфхак: Запропоновано лайфхак: коли у співробітника виникає питання щодо роботи системи, він досліджує принцип роботи, пише інструкцію та прикріплює її до відповідного етапу. Це сприяє накопиченню знань у системі та самонавчанню команди.
Переваги лайфхаку, який захищає від помилок в роботі системи
- Зменшення навантаження на підтримку: Чіткі інструкції зменшують кількість звернень до служби підтримки, економлячи час та ресурси.
- Самостійність працівників: Співробітники стають більш самостійними, адже можуть знайти відповіді на більшість питань за допомогою інструкцій.
- Постійне вдосконалення системи: З кожним новим запитом та інструкцією система стає зрозумілішою та зручнішою для користувачів.
- Командна робота: Лайфхак стимулює обмін знаннями та співпрацю між членами команди.
Щоб краще розбиратися з “помилками”, які час від часу можуть виникати, пропонуємо вам почати з першого дня безплатного CRM курсу. Ми створили й пропонуємо пройти курс заради опанування навичками адміністрування ваших бізнес-процесів.
Джерела натхнення, які стають корисними під час впровадження системи в бізнесі
“Помилка” в робочому процесі може стати цінним джерелом інформації для покращення та розвитку системи. Завдяки лайфхаку, запропонованому на основі реального листування, можна не лише розв’язувати конкретну проблему, але й створити систему самонавчання та постійного вдосконалення.
P.S. Цей лайфхак може бути адаптований до будь-якої системи чи робочого процесу. Важливо лише пам’ятати, що “помилки” – це не завжди негативно, а й можливість для зростання та розвитку.
Ось що написав керівник одного з підприємств, який впроваджує у себе систему управління й особисто в ній дуже добре розбирається:
Я кожен раз коли у мене, в деяких інших проектах, запитують як це працює виставляю на запитавшого задачу з вимогою прописати інструкцію, яку потім прикріпляю до етапу.
