Щодня волонтерські організації, які надають медичну допомогу в найскладніших умовах, стикаються з неймовірними викликами. Тому ERP для волонтерської організації стає надважливим допоміжним інструментом, щоб забезпечити роботу волонтерів. Оперативність, точність обліку та злагоджена робота кожного члена команди – це не просто бажані якості, а критична необхідність, що може врятувати чиєсь життя. Саме тому впровадження комплексної ERP-системи стає не розкішшю, а стратегічною інвестицією в ефективність та стабільність такої організації.
Наша компанія нещодавно мала честь співпрацювати з громадською організацією “Фонд “Паляниця” PAL-UA, яка займається евакуацією поранених із зони бойових дій та надає мобільну медичну допомогу. З перших розмов стало зрозуміло: обсяг даних величезний, складський облік потребує бездоганної точності, а багатозадачність співробітників вимагає чіткої координації.
З чого все почалося: бізнес-задачі клієнта по ERP для волонтерської організації
Ключовими потребами організації стали:
- Ведення медичних карток пацієнтів з повною історією діагнозів та призначень. Це дозволило б відстежувати динаміку стану здоров’я, уникнути дублювання інформації та підвищити якість медичної допомоги.
- Облік ліків та витратних матеріалів, що використовуються під час надання допомоги. Прозорий облік життєво необхідний для контролю залишків, запобігання дефіциту та цільового використання ресурсів.
- Реалізація повноцінного складського обліку у ERP для волонтерської організації, включаючи оприбуткування, переміщення між складами та списання медикаментів та обладнання.
- Створення єдиної інформаційної системи, в якій усі співробітники могли б оперативно отримувати та обмінюватися необхідними даними, незалежно від їхнього місцеперебування.
Як відбувалося планування поїздок до впровадження ERP
До впровадження системи процес планування поїздок виглядав так:
- Визначалися регіони, що потребують медичної допомоги або евакуації.
- Формувалися екіпажі, що складаються з водія та медичних працівників.
- Адміністратор зв’язувався з керівництвом регіону для узгодження місця, часу та формату медичного приймання або евакуації.
- Екіпаж вирушав на узгоджену локацію.
- Під час приймання пацієнтів оформлювалася паперова документація, яка слугувала основою для звітів перед донорами.
- Медикаменти та витратні матеріали бралися “зі складу” без чіткого обліку їхнього використання на конкретних пацієнтів.
- Кількість пацієнтів могла варіюватися, що ускладнювало прогнозування потреби в ресурсах.
Очевидно, що такий підхід був неефективним, призводив до витрати часу, можливих помилок в обліку та ускладнював формування прозорої звітності.
Наша пропозиція: комплексне рішення на базі ERP-системи
Для розв’язування наявних проблем ми запропонували впровадження ERP-системи, яка б дозволила:
- Ефективно планувати поїздки в ERP для волонтерської організації, фіксуючи дати, місця та відповідальних осіб, а також вести комунікацію з регіональними координаторами безпосередньо в системі.
- Створювати та вести електронні медичні картки пацієнтів, фіксуючи результати оглядів, призначене лікування та списані медичні засоби.
- Планувати повторні огляди для пацієнтів з хронічними захворюваннями, забезпечуючи безперервність медичної допомоги.
- Оптимізувати складський облік, контролюючи надходження, переміщення та списання лікарських засобів і витратних матеріалів.
- Формувати періодичні звіти на основі даних про надану допомогу, відстежувати динаміку стану окремих пацієнтів та готувати аналітику для донорів.
Що було реалізовано на системному рівні в ERP для волонтерської організації:
В процесі впровадження ми:
- Створили та сегментували базу контактів (пацієнти, постачальники, лікарі тощо).
- Наповнили товарну номенклатуру медичними та лікарськими засобами.
- Налаштували структуру складського обліку та бізнес-процеси закупівель, оприбуткування та переміщення товарів.
- Розробили структуру задач для ведення медичних карток, планування поїздок та підготовки звітів, з можливістю залучення різних співробітників.
- Створили систему імпорту та експорту даних для забезпечення роботи в умовах нестабільного інтернет-з’єднання.
- Розробили модель експорту даних відповідно до вимог звітності.
- Провели навчання користувачів та надали відеоматеріали для самостійного навчання нових співробітників.
- Налаштували та запустили бізнес-процеси в роботу завдяки ERP для волонтерської організації.
Інструменти OneBox OS, що стали в пригоді:
Як платформу для впровадження Блок-схеми процесів для волонтерських медичних закладів ми обрали OneBox OS, яка надала необхідний функціонал:
- Бізнес-процеси: для створення гнучких та автоматизованих схем роботи.
- Контакти та Продукти: для ведення єдиної бази даних.
- Автоматизація: для налаштування автоматичних завдань та повідомлень.
- Склади та Продукти: для повноцінного управління складським обліком.
- Документи: для створення та зберігання необхідної документації.
Результати впровадження системи ERP для волонтерської організації:
Хоча детальні кількісні показники ще збираються, вже зараз можна з впевненістю сказати, що впровадження ERP-системи принесло волонтерській організації значні переваги:
- Покращення обліку та звітності: Вся інформація про пацієнтів, використані медикаменти та здійснені поїздки тепер фіксується в єдиній системі, що значно спрощує процес формування звітів для донорів та аналізу ефективності роботи.
- Підвищення оперативності прийняття рішень: Завдяки доступу до актуальних даних, керівництво організації може швидше реагувати на потреби, планувати ресурси та координувати дії екіпажів.
- Оптимізація складського обліку: Контроль залишків медикаментів та витратних матеріалів став більш точним, що дозволяє уникнути дефіциту та нецільового використання ресурсів.
- Збільшення прозорості роботи: Усі дії співробітників фіксуються в системі, що підвищує відповідальність та сприяє кращій координації.
- Економія часу та ресурсів: Автоматизація багатьох рутинних процесів дозволила співробітникам зосередитися на більш важливих завданнях – наданні допомоги тим, хто її потребує.
Впровадження ERP для волонтерської організації, яка працює в екстремальних умовах, – це не просто цифровізація процесів. Це інвестиція в їхню здатність рятувати життя, робити свою роботу більш ефективно та прозоро. Ми пишаємося тим, що змогли допомогти цим неймовірним людям у їхній важливій місії.
Ведення бази контактів: можливості, особливості та поради з організації
Якщо ваша волонтерська організація стикається з подібними викликами, звертайтеся до нас. Ми допоможемо знайти оптимальне рішення для оптимізації вашої роботи та збільшення вашого впливу.
Пропонуємо посилання, які стосуються використання ERP-систем у гуманітарних організаціях, волонтерських і некомерційних структурах, особливо тих, що надають медичну допомогу.
Зовнішні посилання:
Ось декілька напрямків і прикладів ресурсів, де ви зможете знайти корисну інформацію по ERP для волонтерської організації:
- ERP для некомерційних організацій:
- Logix ERP: https://logix-erp.com/en/erp-system-for-non-profit-organizations/ – Стаття про переваги та можливості ERP для некомерційних організацій.
- Hudutech: https://hudutech.com/5-must-have-erp-systems-for-legal-aid-and-human-services-organizations-get-the-best-solutions-for-your-needs/ – Огляд ERP систем для організацій, що надають юридичну та гуманітарну допомогу.
- OneBox: https://1b.app/ua/solution/crm-for-volunteers-icolor/ – Огляд ERP-CRM додатку, щоб контролювати волонтерську діяльність
- ERP для гуманітарних організацій:
- UNHCR: https://emergency.unhcr.org/sites/default/files/Emergency%20Response%20Preparedness%20July%202015_1.pdf – Керівництво з готовності до надзвичайних ситуацій, де згадується роль координації та управління інформацією, що є ключовим для ERP.
- Innovation Consulting & Solutions: https://innovationsln.com/why-erp-system-is-important-for-ngos/ – Роз’яснення важливості ERP для НГО.
- Загальні ресурси:
- Сайти розробників ERP-систем (наприклад, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) часто мають розділи з кейсами впроваджень у різних галузях, включаючи некомерційні організації.
- Професійні організації, що займаються управлінням проєктами та інформаційними технологіями, можуть публікувати статті та дослідження про використання ERP у гуманітарній сфері.
