ДЕСЯТИЙ ДЕНЬ. ПРОЦЕС ПОВТОРЮВАНІ ЗАДАЧІ: АВТОМАТИЗАЦІЯ ДЛЯ ЩОДЕННОЇ РУТИНИ

  • ДЕНЬ ДЕСЯТИЙ. ПРОЯСНІТЬ. Перед тим як іти на наступну зустріч, зупиніться на секунду і запитайте себе: “Якого ОДНОГО результату я справді хочу досягти на цій зустрічі?”.

Грег Маккеон. Есенціалізм.

Повторювані задачі: Автоматизація для щоденної рутини

Час від часу в нашій підприємницькій спільноті виникають питання, які стосуються організації роботи на підприємстві. Саме так було й одного понеділка, коли виникло питання з повторюваних завдань, які потрібно виставляти працівникам.

Тому сьогодні ми дослідимо тему автоматизації повторюваних задач. На меті — звільнити ваш час та енергію для більш важливих завдань, а також забезпечити послідовність дій для ваших співробітників.

Постановка задачі

Один з учасників нашого курсу поділився нагальною проблемою:

“Хочу, щоб на співробітника згідно з посадою створювались автоматично задачі щодня. Але це буде 50+ задач на штат щодня. Який функціонал порадите розглянути?”

Варіанти можливих рішень та їх комбінацій

Варіант 1. Дія на Автоматизації раз на годину

  • Суть: Автоматично створювати процес в заданий день тижня.
  • Налаштування:
    • Виберіть дні тижня, ролі, процес та кількість завдань.
    • Важливо: Спробуйте поставити якісь завдання на обробку та прослідкуйте за навантаженням, щоб переконатися, що система не буде перевантажена.

Варіант 2. Бізнес-процес “Повторюване завдання”

  • Суть: Створення складних процесів, що складаються з декількох задач.
  • Переваги:
    • Зменшує одночасне навантаження на систему.
    • Не потребує багато налаштувань.
  • Можливості:
    • Автоматичне повторення процесу:
      • Щоденно
      • Щотижня
      • Щомісяця
      • З певним інтервалом
    • Додаткові дії:
      • Налаштування дедлайнів
      • Детальний опис задач
      • Інструкції
      • Посилання на документи
блок-схема бізнес-процесу Повторювані задачі
 

Варіант 3. Комбінувати дію з автоматизації та бізнес-процес

А взагалі обидва варіанти можна спробувати комбінувати.

Тобто, ви можете з успіхом поєднувати два представлені варіанти автоматизації повторюваних задач:

1. Дія на Автоматизації раз на годину:

  • Автоматичне створення процесів в заданий день тижня.
  • Підходить для задач, які не потребують щоденного виконання.
  • Може створювати одночасне навантаження на систему.

2. Процес “Повторюване завдання”:

  • Створення складних процесів з декількох задач.
  • Підходить для щоденних задач.
  • Зменшує навантаження на систему.
  • Не потребує багато налаштувань.

Переваги комбінації:

  • Гнучкість: Ви можете використовувати кращий варіант для кожної групи задач.
  • Ефективність: Забезпечує оптимальне навантаження на систему.
  • Простота: Не потребує складних налаштувань.

Приклади комбінування:

  • Щоденні задачі:
  • Щотижневі задачі:
    • Використовуйте “Дію на Автоматизації” для створення задач, які потрібно виконувати щотижня.
    • Налаштуйте автоматичне створення задач в певний день тижня.
  • Непередбачувані задачі:
    • Використовуйте ручне створення задач для непередбачуваних випадків.

Підсумок, як можна автоматизувати щоденну рутину

Комбінування автоматизації та бізнес-процесів дозволяє вам:

  • Автоматизувати рутинні задачі.
  • Звільнити час для більш важливих завдань.
  • Підвищити продуктивність та ефективність вашого бізнесу.

Я рекомендую вам:

  • Спробувати обидва варіанти автоматизації.
  • Визначити, який варіант краще підходить для ваших задач.
  • Комбінувати два варіанти для оптимального результату.
  • Не соромтеся звертатися за допомогою, якщо у вас виникнуть питання.

Практична робота:

  1. Спільно з учасниками курсу:
    • Визначте типові повторювані задачі, які можна автоматизувати.
    • Розробіть план автоматизації з використанням одного з двох варіантів:
      • Дія на Автоматизації раз на годину
      • Процес “Повторюване завдання”
    • Налаштуйте автоматичне створення задач для тестового періоду.
  2. Підтримка та консультування:
    • Надайте учасникам детальні інструкції з налаштування автоматизації.
    • Проведіть Q&A сесію, щоб відповісти на питання та допомогти з налаштуванням.

Прикінцеві думки:

Автоматизація повторюваних задач – це потужний інструмент, який може значно економити час, підвищувати продуктивність та покращити результати вашого бізнесу. Використовуйте можливості CRM-ERP-BPM системи, щоб звільнити себе та своїх співробітників для більш важливих завдань.

Заохочення:

  • Не бійтеся експериментувати з різними функціями автоматизації.
  • Постійно шукайте можливості для оптимізації та вдосконалення своїх процесів.
  • Заохочуйте своїх співробітників використовувати автоматизовані інструменти для більш ефективної роботи.

Підтримка:

  • Пам’ятайте, що я завжди готовий допомогти вам з будь-якими питаннями щодо налаштування та використання CRM-ERP-BPM системи.
  • Не соромтеся звертатися за допомогою та консультацією.

Разом ми можемо зробити ваш бізнес більш успішним

Кошик
Прокрутити вгору