ДЕНЬ СІМНАДЦЯТИЙ. ВІДСТЕЖТЕ ПРОГРЕС. На початку зустрічі спитайте: “Що покращилося з нашої останньої зустрічі?”.

Грег Маккеон. Есенціалізм.

CRM-ERP-BPM система для закупівель — відстежте прогрес. Саме цю тему розглянемо, щоб ви наочно впевнилися в користі процесного підходу до розв’язання завдань будь-якої складності. Ви пам’ятаєте, що на першому дні курсу ви мали обрати собі колегу та партнера, з яким будете спілкуватися.

Тому зрозумілим стане пропозиція, щоб на початку зустрічі з ним або з нею ви поставили одне одному питання: “Що покращилося з нашої останньої зустрічі?”. Це допоможе вам зосередитися на досягненнях та прогресі, яких ви вже встигли досягти завдяки впровадженню CRM-ERP-BPM системи.

Використання даних для відстеження прогресу CRM-ERP-BPM система для закупівель

Одна з ключових переваг CRM-ERP-BPM системи полягає в тому, що вона надає вам доступ до даних, які дозволяють відстежувати результати роботи співробітників та прогрес у досягненні цілей.

Приклад:

Уявімо, що ви впровадили систему для автоматизації відділу закупівель. Завдяки цій системі ви можете:

• Відстежувати всі етапи закупівельного процесу: від створення заявки до отримання товару.
• Аналізувати дані про постачальників: ціни, умови постачання, якість товарів.
• Отримувати звіти про витрати: відстежувати динаміку витрат, ідентифікувати можливості для економії.
• Контролювати запаси: відстежувати залишки товарів на складі, своєчасно замовляти нові партії.

Налаштування системи для вашого бізнесу

Під час нашого курсу ми з вами розглянули різні пакети бізнес-процесів для автоматизації різних відділів. Сьогодні я хочу детально зупинитися на пакеті для відділу закупівель.

Цей пакет містить наступні процеси:

• Закупівлі у постачальників: створення заявок, порівняння пропозицій, вибір постачальника, контроль виконання договору.
• Переміщення між складами: прихід товару, переміщення між складами, списання товару.
• Упакування товарів згідно з замовленнями: комплектування замовлень, друк супровідних документів.
• Відтерміновані розрахунки з постачальниками: контроль дебіторської заборгованості, ведення графіка платежів.

Переваги процесного підходу

Використання процесного підходу до ведення бізнесу у CRM-ERP-BPM система для закупівель має ряд переваг:

• Підвищення ефективності: чітко визначені та документовані процеси дозволяють уникнути дублювання роботи, помилок та затримок. До речі, ви прямо зараз можете перейти до нашої спільноти підприємців, які використовують у себе процесний підхід та досягли в цьому неабияких успіхів.
• Підвищення прозорості: всі етапи роботи стають прозорими для всіх учасників процесу.
• Підвищення контролю: керівник може легко відстежувати хід роботи та вчасно вносити корективи.
• Можливість масштабування: чітко визначені процеси роблять бізнес більш стійким до змін та дозволяють легко його масштабувати.

Важливо пам’ятати, що процеси не статичні. Вони повинні постійно вдосконалюватися та адаптуватися до нових умов.

Запрошую вас до дискусії!

Які тези, на вашу думку, доводять користь від процесного підходу до ведення бізнесу? Як ви вважаєте, як можна вдосконалити процеси закупівель у вашому бізнесі?

Наприклад, на меті у вас було розробити бізнес-процес закупівлі у постачальників. Сьогодні саме час розібратися більш детально у цьому питання й порівняти ваше рішення з тим, яке ми впроваджуємо з тими чи іншими змінами з 2016 року.

Розбір блок-схеми бізнес-процесу “Закупівля у Постачальника | Оприбуткування | Повернення”

Опис блок-схеми:

Блок-схема “Закупівля у Постачальника | Оприбуткування | Повернення” описує процес закупівлі товарів у постачальника, їх оприбуткування на склад та повернення товару у випадку виникнення такої потреби.

Етапи процесу:

1. БЛОК Закупівля у Постачальника:

• Нова закупівля Стартовий:
  
  • Нова закупівля
  • Скасувати закупівлю
• Доставляння:
  
  • У наявності
  • Очікуємо
  • Товар в дорозі
• Повертаємо:
  
  • Надлишки
  • Брак
  • Товар на заміну
• Пошук за діями бізнес-процесу:
  
  • Закупівля
  • Оприбуткування
  • Повернення

2. БЛОК Оприбуткування:

• Відправили зі складу:
  
  • Частково
  • Оприбуткували
• Оприбуткували:
  
  • Нарахували ЗП
• Повернули:
  
  • Товар
  • За документами

3. БЛОК Повернення:

• Повертаємо:
  
  • Надлишки
  • Брак
  • Товар тощо

Можливості автоматизації:

• Створення замовлення:
  
  • Автоматичне створення замовлення на основі даних про залишки товару на складі.
  • Синхронізація замовлення з базою даних постачальника.
• Підтвердження замовлення:
  
  • Автоматичне підтвердження замовлення постачальником.
• Отримання товару:
  
  • Автоматичне оприбуткування товару на склад.
• Перевірка товару:
  
  • Автоматична перевірка товару на відповідність замовленню.
• Оплата товару:
  
  • Автоматична оплата товару постачальнику.
• Обробка повернень:
  
  • Автоматичне оформлення повернення товару.
  • Створення кредитового нот

Переваги синхронізації баз даних:

• Економія часу:
  
  • Зменшення часу на створення та обробку замовлень.
  • Усунення помилок, пов’язаних з ручним введенням даних.
• Підвищення точності:
  
  • Забезпечення точності даних про залишки товару на складі.
  • Зменшення ризику перебоїв у постачанні.
• Оптимізація запасів:
  
  • Підтримка оптимальних залишків товару на складі.
  • Зменшення витрат на зберігання.

Приклад використання:

Підприємство використовує програмне забезпечення для автоматизації закупівель, оприбуткування та повернення товарів. Програмне забезпечення синхронізовано з базою даних постачальника.

Ситуація:

Підприємству потрібно закупити товар у постачальника.

Дії:

1. У системі створюється замовлення на постачання товару.
2. Замовлення синхронізується з базою даних постачальника.
3. Постачальник підтверджує замовлення.
4. Товар відвантажується підприємству.
5. Після отримання товару система автоматично оприбутковує його на склад.
6. Якщо виникає потреба повернути товар, система використовується для оформлення повернення.

Переваги:

• Замовлення на постачання товару створюється автоматично, що економить час.
• Дані про залишки товару на складі завжди актуальні.
• Ризик перебоїв у постачанні мінімізований.
• Запаси товару оптимізовані.
• Процес повернення товару максимально автоматизований.

Висновок:

Автоматизація закупівель, оприбуткування та повернення товарів може значно підвищити ефективність вашого бізнесу.

Додаткові можливості:

• Прогнозування попиту на товари.
• Аналіз даних про постачання.

Переваги використання блок-схеми:

• Візуалізація:
  
  • Блок-схема дає чітке уявлення про весь процес закупівлі, оприбуткування та повернення товарів.
• Просте розуміння:
  
  • Блок-схема легко читається та зрозуміла всім учасникам процесу.
• Аналіз:
  
  • Блок-схема дозволяє легко аналізувати процес та знаходити можливості для його покращення.
• Оптимізація:
  
  • Блок-схема може бути використана для оптимізації процесу та підвищення його ефективності.

Висновок:

Блок-схема “Закупівля у Постачальника | Оприбуткування | Повернення” є цінним інструментом для візуалізації, аналізу та оптимізації процесу закупівлі, оприбуткування та повернення товарів.

**Зверніться до нас, щоб отримати більше інформації про автоматизацію