ДЕНЬ ЧОТИРНАДЦЯТИЙ. ОБМЕЖТЕ. Наступного разу, коли хтось вас про щось попросить, не відповідайте одразу. Скажіть: “Я перевірю календар і повідомлю тобі”.

Грег Маккеон. Есенціалізм.

Використання календаря дозволяє кожний старт завершити успішним фінішем. Хтось із нас “фінішує” раніше. перш ніж добратися до мети, бо не оцінює власні сили чи пробує охопити неосяжне, хапається за все підряд, але нічого не доводить до кінця. Інші з нас доводять справу до належного результату й тому отримують навіть більше, ніж розраховував.  Як особисто ви знаходите в собі сили, щоб попри всі складнощі отримувати бажаний ефект від витрачених грошей, часу й розумових зусиль?

Чи вмієте ви гідно відповідати людям, які до вас звертаються з якимось проханням чи пропозицією, що не вкладаються в ваші особисті плани? Як ви складаєте свої плани, щоб мати можливість відреагувати на недоречне для вас прохання й без будь-яких докорів сумління відмовити у ньому, бо воно не відповідає вашій меті?

На попередньому занятті ми розібрали важливість планування й виконання пріоритетних завдань і завдяки цьому — підвищення продуктивності. Тепер ми зосередимо увагу на тому, щоб роздивитися й оцінити важливість й можливості використання календаря та інших інструментів в системі OneBox, які допоможуть вам:

• Ефективно управляти своїм часом завдяки плануванню поточних та повторюваних задач.
• Бачити завантаженість інших співробітників.
• Координувати дії команди.
• Ввічливо відмовлятися від завдань, коли це дійсно необхідно.

Переваги використання календарів в OneBox:

• Різноманіття календарів й грамотне використання календаря:
  
  • Календар: загальний календар для всієї команди з погодинним плануванням справ.
  • GTD Календар: календар для ведення особистих справ з урахуванням пріоритетів
  • Календар по співробітниках: окремі індивідуалізовані календарі для кожного члена команди
• Наочність: візуальне представлення вашого графіка
• Планування: можливість планувати завдання та зустрічі
• Координація: спільне використання календарів з іншими співробітниками
• Аналіз: відстеження завантаженості та продуктивності.

Як календарі OneBox допомагають ввічливо відмовлятися від завдань:

• Візуальна демонстрація завантаженості: ви можете наочно показати, що ваш час вже зайнятий іншими завданнями.
• Обґрунтування відмови: посилаючись на терміни й плани виконання вже наявних зобов’язань, ви можете ввічливо відмовитися від нового завдання, не ображаючи й не розчаровуючи людину, яка його вам дає.

Приклади:

• Ситуація: Вам пропонують взяти участь у новому проєкті, але ви вже маєте багато завдань на тиждень.
• Ваша відповідь: “Дякую за вашу пропозицію! Мені дуже цікаво взяти участь у цьому проєкті, але, на жаль, наразі я дуже завантажений. Мій календар показує, що я вже маю багато завдань на тиждень. Якби я взявся за цей проєкті, мені б довелося б відмовитися від деяких з них, а це може негативно вплинути на загальну продуктивність команди. Я можу розглянути можливість участі в проєкті пізніше, коли моє завантаження трохи зменшиться.”

Підсумок:

• Використання календарів OneBox може допомогти вам краще організувати свій час та роботу.
• Завдяки календарям ви можете бачити свою завантаженість та завантаженість інших співробітників, що дозволяє вам координувати дії команди та ввічливо відмовлятися від завдань, коли це дійсно необхідно.
• Використання календарів OneBox допоможе вам створити власну історію успішного й продуктивного використання CRM-ERP-BPM системи.

Важливі моменти з використання календаря

• Не поспішайте відповідати “так” на будь-яке прохання.
• Перевірте свій календар, перш ніж дати остаточну відповідь.
• Ввічливо відмовляйтеся від завдань, коли це дійсно необхідно.
• Використовуйте календарі OneBox, щоб краще організувати свій час та роботу.

Додаткові матеріали:

• Стаття: Як ввічливо відмовитися від завдання: [видалено недійсну URL-адресу]
• Відео: Як використовувати календарі в OneBox: https://www.youtube.com/watch?v=…

Завдання:

• Створіть свій особистий календар в OneBox.
• Заплануйте всі свої завдання на наступний тиждень.
• Поділіться своїм календарем з вашим керівником або колегою.

Питання для обговорення з використання календаря:

• Як ви використовуєте календарі у власній роботі?
• Які проблеми виникають у вас, коли ви плануєте завдання?
• Як календарі OneBox можуть допомогти вам розв’язувати ці проблеми?
• Як ви можете ввічливо відмовитися від завдання, коли це дійсно необхідно?

Додаткові поради:

• Використовуйте різні кольори для позначення різних типів завдань.
• Встановлюйте нагадування про важливі зустрічі та дедлайни.
• Регулярно оновлюйте свій календар, щоб він завжди був актуальним.
• Використовуйте спільні календарі для координації роботи з іншими співробітниками.

Завершення

Я щиро вірю, що використання календарів OneBox допоможе вам краще організувати свій час та роботу, стати більш продуктивними й досягти більшого успіху у вашій кар’єрі.

Дякую за вашу увагу!

P.S.

Я буду радий відповісти на будь-які ваші запитання.