ДЕНЬ П’ЯТНАДЦЯТИЙ. СТВОРІТЬ БУФЕРНУ ЗОНУ. Додайте у свій календар чотири півгодинні блоки – “буферні зони”: час, відведений на те, щоб розв’язувати неочікувані проблеми й реагувати на неочікувані можливості, які у вас з’являються.

Грег Маккеон. Есенціалізм.

Створіть буферну зону. Пропоную вам обговорити надзвичайно важливу тему – створення буферної зони у вашому календарі. А також механізм, як це реалізувати в системі й заради чого це справді потрібно робити кожному працівнику вашої компанії.

Що таке буферна зона?

Це просто блок вільного часу, який ви відводите на те, щоб розв’язувати неочікувані проблеми й реагувати на неочікувані можливості, які з’являються у вас протягом дня.

Навіщо вона потрібна?

Життя – це динамічна штука, і воно постійно підкидає нам сюрпризи. Неочікувані телефонні дзвінки, термінові завдання від клієнтів, технічні проблеми – все це може легко вибити нас із графіка. Ми маємо досвід з впровадження CRM ERP BPM з 2016 року, а до того ще й 21 рік роботи в офлайн: виробництво, продажі роздрібні та гуртові, постачання до торговельних мереж.

Буферна зона – це ваш резервний час, який допоможе вам впоратися з будь-якими форс-мажорними обставинами без шкоди для вашої продуктивності.

Як створити буферну зону?

Це дуже просто. Додайте у свій календар чотири півгодинні блоки – по одному на ранок, день, вечір і ніч. Ці блоки вільного часу ви можете використовувати для:

• Розв’язання непередбачених проблем: наприклад, якщо вам потрібно терміново відповісти на email, допомогти клієнту або розв’язувати технічну проблему.
• Реагування на нові можливості: наприклад, якщо вам раптово запропонують нову зустріч або проєкт.
• Відпочинку: іноді нам просто потрібен час, щоб перевести дух і відновити сили.

Приклад з нашого досвіду впровадження

Ви прийшли навчатися на нашому курсі, але раптово захворіла дитина. Вам потрібно терміново відвезти її до лікаря. Що робити?

Якщо у вас немає буферної зони, вам доведеться скасувати заняття або відкласти інші важливі справи. Це може призвести до стресу, зриву графіків і зниження продуктивності.

Якщо у вас є буферна зона, ви можете просто перенести заняття на інший час, не завдаючи шкоди решті вашого плану.

Пам’ятайте, щоб не стресувати, створіть буферну зону

• Проблеми неминучі: завжди буде щось, що може вибити вас із графіка.
• Буферна зона – це ваш рятівний круг: вона допоможе вам впоратися з будь-якими форс-мажорними обставинами без шкоди для вашої продуктивності.
• Завжди повідомляйте куратора: якщо у вас виникли проблеми, не соромтеся звертатися за допомогою.

Важливо:

• Не мовчіть: якщо у вас виникли проблеми, обов’язково повідомте про них куратору.
• Всі проблеми вирішувані: коли ви їх озвучуєте, їх стає значно легше вирішити.
• Ви вже знаєте, як йти до мети: наполегливістю та впертістю.

Створення буферної зони – це простий, але дуже ефективний спосіб зробити ваше життя більш організованим і продуктивним.

Завдяки цьому ви зможете:

• Знизити рівень стресу: адже ви будете знати, що у вас є резервний час на випадок форс-мажору.
• Підвищити свою продуктивність: адже ви будете менше відвертатися на розв’язання непередбачених проблем.
• Досягти більшого успіху: адже ви зможете краще реагувати на нові можливості.

Чому потрібно знижувати рівень стресу?

Хронічний стрес може мати згубний вплив на наше фізичне та психічне здоров’я. Дослідження Роберта Сапольскі показали, що хронічний стрес може призвести до:

• Ослаблення імунної системи: роблячи нас більш сприйнятливими до хвороб.
• Підвищення ризику серцево-судинних захворювань: таких як інфаркт та інсульт.
• Порушення сну: що може призвести до втоми, дратівливості та проблем з концентрацією.
• Тривоги та депресії: які можуть негативно вплинути на наше життя.

Вікна вільного часу – це один зі способів знизити рівень стресу. Вони дають нам можливість:

• Відпочити та відновити сили: як фізично, так і mentally.
• Зосередитися на особистих справах: таких як спілкування з сім’єю та друзями, заняття хобі або просто відпочинок.
• Зайнятися саморозвитком: наприклад, читати книги, слухати лекції або відвідувати курси.

Все це може допомогти нам краще справлятися зі стресом і зберегти наше здоров’я.

Як система може допомогти знизити рівень стресу?

Система може допомогти знизити рівень стресу кількома способами:

• Своєчасне повідомлення про зміни у графіку: система може автоматично надсилати повідомлення про зміни в запланованих зустрічах, завданнях або проєктах. Це допоможе вам краще організувати свій час і уникнути несподіванок, які можуть викликати стрес.
• Управління взаємовідносинами зі співробітниками: система може допомогти вам краще координувати роботу з підлеглими, керівниками та колегами. Це допоможе вам уникнути конфліктів, непорозумінь і зайвого стресу.
• Автоматизація завдань: система може автоматизувати багато рутинних завдань, що звільнить ваш час для більш важливих справ. Це допоможе вам знизити рівень навантаження і стресу.

Як використовувати систему для повідомлення про зміни у графіку?

Система може надсилати повідомлення про зміни у графіку кількома способами:

• Email: система може автоматично надсилати email-повідомлення на вашу адресу електронної пошти.
• SMS: система може автоматично надсилати SMS-повідомлення на ваш номер телефону.
• Push-повідомлення: система може надсилати push-повідомлення на ваш мобільний телефон.

Ви можете вибрати найкращий для вас спосіб отримання повідомлень.

Як використовувати систему для управління взаємовідносинами зі співробітниками?

Система може допомогти вам управляти взаємовідносинами зі співробітниками кількома способами:

• Створення завдань: ви можете створювати завдання для своїх підлеглих, керівників або колег.
• Спілкування: ви можете спілкуватися зі співробітниками через систему, використовуючи чат, форуми або email.
• Відстеження прогресу: ви можете відстежувати прогрес роботи над завданнями.

Це допоможе вам краще координувати роботу зі співробітниками, уникнути конфліктів, непорозумінь і зайвого стресу.

Блок-схема бізнес-процесу Поточна задача

Блок-схема бізнес-процесу Поточна задача (надано) показує, як система може використовуватися для управління завданнями. Коли налаштували й почали впроваджувати цей бізнес-процес у себе на компанії, створіть буферну зону з його допомогою й контролюйте її періодичне оновлення.

Етапи бізнес-процесу:

1. Нова задача/Стартовий: завдання створюється новим або користувачем, який вже є в базі.
2. В роботі: завдання знаходиться в процесі виконання.
3. Є запитання: виконавець може поставити питання щодо завдання.
4. Є уточнення: керівник може уточнити деталі завдання.
5. Вирішена: завдання успішно виконано.
6. Відтермінувати: завдання відтерміновано на певний час.
7. Скасовую: завдання скасовано.

Зв’язки між етапами:

Перехід з етапу “В роботі” на етап “Є запитання”:

• Виконавець може поставити питання щодо завдання, якщо він не розуміє його або йому потрібна додаткова інформація.
• Для цього виконавець натискає кнопку “Поставити питання” в інтерфейсі завдання.
• Система автоматично надсилає повідомлення керівнику з описом питання.
• Керівник може відповісти на питання через систему або зв’язатися з виконавцем особисто.

Перехід з етапу “Є запитання” на етап “В роботі”:

• Після того, як керівник відповів на питання, виконавець може продовжити роботу над завданням.
• Для цього виконавець натискає кнопку “Продовжити роботу” в інтерфейсі завдання.

Перехід з етапу “В роботі” на етап “Є уточнення”:

• Керівник може уточнити деталі завдання, якщо йому потрібна додаткова інформація.
• Для цього керівник натискає кнопку “Уточнити деталі” в інтерфейсі завдання.
• Система автоматично надсилає повідомлення виконавцю з описом уточнень.
• Виконавець може відповісти на уточнення через систему або зв’язатися з керівником особисто.

Перехід з етапу “Є уточнення” на етап “В роботі”:

• Після того, як виконавець відповів на уточнення, керівник може підтвердити правильність виконання завдання.
• Для цього керівник натискає кнопку “Підтвердити” в інтерфейсі завдання.
• Завдання переходить на етап “Вирішена”.

Перехід з етапу “В роботі” на етап “Вирішена”:

• Виконавець може позначити завдання як виконане, якщо він його успішно завершив.
• Для цього виконавець натискає кнопку “Завершити” в інтерфейсі завдання.
• Система автоматично надсилає повідомлення керівнику про завершення завдання.
• Керівник може перевірити результат роботи й підтвердити його.

Перехід з етапу “В роботі” на етап “Відтермінувати”:

• Виконавець може відтермінувати виконання завдання, якщо він не може його виконати вчасно.
• Для цього виконавець натискає кнопку “Відтермінувати” в інтерфейсі завдання.
• Система автоматично надсилає повідомлення керівнику про відтермінування завдання.
• Керівник може погодити або відхилити відтермінування.

Перехід з етапу “В роботі” на етап “Скасовано”:

• Виконавець може скасувати завдання, якщо воно більше не актуальне.
• Для цього виконавець натискає кнопку “Скасувати” в інтерфейсі завдання.
• Система автоматично надсилає повідомлення керівнику про скасування завдання.
• Керівник може підтвердити або відхилити скасування.

Висновок про те, як організувати свою роботу завдяки системі

Система може допомогти вам краще організувати свою роботу. Створіть буферну зону, щоб знизити рівень стресу і поліпшити взаємовідносини зі співробітниками.

Використовуйте систему, щоб:

• Створювати завдання і відстежувати їх прогрес.
• Спілкуватися зі співробітниками.
• Своєчасно повідомляти про зміни у графіку.
• Управляти взаємовідносинами зі співробітниками.

Це допоможе вам стати більш організованим, продуктивним і успішним. Скористайтеся блок-схемою, щоб налаштувати й впровадити належний бізнес-процес у своїй компанії й отримати нарешті можливість менше стресувати й робити більше.

Я пропоную вам негайно створити буферну зону у вашому календарі, якщо у вас ще нема такої зони “вільного часу”. Це допоможе вам стати більш організованим, продуктивним і успішним.

P.S.

• Не бійтеся експериментувати з розміром і розташуванням буферних зон.
• З часом ви зможете визначити, що найкраще підходить саме вам.

Створення буферної зони – це простий, але потужний інструмент, який може допомогти вам жити більш організованим, продуктивним і успішним життям.

Бажаю вам успіхів!